In de praktijk bestaat er veel verwarring over steekproeven. Als men een uitspraak wilt doen over een set van gegevens of bij een controle van een procedure wordt snel gezegd: doe maar even een steekproef. Daarnaast rijst dan ook meteen de vraag: hoe groot moet de steekproef dan zijn?
Echter is de hamvraag: Hebben we het hier wel over een steekproef? Als het dan geen steekproef is, wat is het dan wel? En tot slot welke alternatieven zijn er en in welke situatie past de juiste selectietechniek? In de dagelijkse praktijk van de accountancy en interne audit wellicht dagelijkse koek, maar voor andere professionals verwarrende stof.
Voor de leesbaarheid van dit artikel is gekozen voor een voorbeeld casus.
Als kwaliteitsmedewerker wil je graag de juistheid van de onkostendeclaraties controleren. Met juistheid wordt voor de eenvoud van de casus bedoeld: De onkostendeclaratie komt overeen met een achterliggende bon of factuur.
Voordat we nader ingaan op bovenstaande casuïstiek en verschillende selectietechnieken is het goed om stil te staan bij het feit dat het zuiverder is om te spreken over integrale waarnemingen en deelwaarnemingen.
Bij deelwaarnemingen wordt een selectie uit de populatie gecontroleerd om uiteindelijk een oordeel te vormen over bepaalde eigenschappen van die populatie als geheel. Bij een integrale waarneming worden juist alle elementen gecontroleerd. In sommige gevallen kan dit effectiever zijn. Bij deelwaarnemingen is er aanvullend onderscheid in deelwaarnemingen die gericht zijn op het toepassen van systeemgerichte controles waarbij de formele werking van de interne-controle maatregelen wordt getoetst, het toepassen van gegevensgerichte controles of een combinatie van beide ook wel dual purpose tests genoemd. Naast de steekproef zijn er ook andere vormen van deelwaarnemingen. De meest voorkomende voor accountants is de kritische deelwaarneming. In dit artikel zal d
erhalve vooral worden stil gestaan bij de steekproef en de kritische deelwaarneming.
Steekproef
Een steekproef is een methode van deelwaarneming. Een (statistische) steekproef is een selectie uit een totale populatie ten behoeve van een meting van bepaalde eigenschappen van die populatie. Dit betekent dat de selectie wiskundig tot stand komt om een zodanig een zinnige uitspraak te kunnen doen met een vooraf bepaalde zekerheid over de gehele populatie. Over het algemeen zal de omvang van de selectie groter zijn dan wanneer een kritische deelwaarneming of andere selectietechnieken gebruikt worden. Daarnaast moet men rekening houden dat aangetroffen fouten leiden tot een wiskundige schatting van de fouten met betrekking tot de gehele populatie. Je wilt immers met de uitkomsten van de steekproef een uitspraak doen over de gehele populatie.
Er is geen procedure of controle binnen de organisatie aanwezig rondom de (interne) controle van onkostendeclaraties. Er zijn derhalve geen personen of afdelingen binnen de organisatie die de onkostendeclaraties (zichtbaar) aansluiten met bonnen of facturen.
Als men in de casus een bepaalde mate van zekerheid wilt verkrijgen over de juistheid van de onkostendeclaraties, dan heeft men in dit geval geen procedure waar men op kan steunen. Om derhalve een zinnig woord te kunnen zeggen over de totale populatie zal men er voor kunnen kiezen om een selectie te maken aan de hand van een steekproef. Vervolgens kan van de selectie gecontroleerd worden of deze aansluiten met facturen of bonnen om een uitspraak te kunnen doen over de gehele populatie onkostendeclaraties.
Kritische deelwaarneming
Bij een kritische deelwaarneming selecteer je items die aan bepaalde criteria voldoen. Hierbij kan je denken aan verschillende onderstaande (niet limitatieve) criteria:
– Omvang van de gedeclareerde bedragen.
– Risicogericht (bijvoorbeeld opvallende/ afwijkende bedragen of buitenlandse declaraties).
– Organisatorisch of afdelings-/ resultaatverantwoordelijk gericht.
De uitkomsten van een kritische deelwaarnemingen kunnen mogelijk vertekend worden, omdat gericht wordt gecontroleerd (bijvoorbeeld bewust zoekende naar foute declaraties). Daarentegen kan een kritische deelwaarneming juist effectiever zijn wanneer het van belang is om te bekijken of hele specifieke fouten voorkomen. Ook als men een systeemgerichte controle uitvoert, dus kijkt naar de kwaliteit van een bepaalde procedure of interne controle zegt een juiste follow up van geconstateerde fouten vaak meer over de effectiviteit van de organisatie dan als er altijd gecontroleerd wordt en nooit fouten geconstateerd worden. In dit laatste geval kunnen we ons afvragen waarom we überhaupt controleren en of dit wel nodig is.
De medewerker salarisadministratie controleert alle declaraties zichtbaar integraal door deze aan te sluiten met achterliggende bonnen en facturen. Uit een systeemgerichte controle van deze interne beheersmaatregel is gebleken dat deze procedure in opzet, bestaan en werking effectief is.
Aangezien in de casus sprake is van een effectieve procedure die het risico op onjuiste onkostendeclaraties verlaagd zou het effectiever zijn om te volstaan met een kritische deelwaarneming. Afhankelijk van de omvang van de populatie en de mate van zekerheid (foutkans) kan men bepalen welke posten verwaarloosbaar zijn. Vervolgens kunnen individuele onkostendeclaraties groter dan een bepaald bedrag gecontroleerd worden. Daarnaast kan risico gericht gekeken worden naar bijvoorbeeld onkostendeclaraties van leidinggevenden of medewerkers waar minder toezicht op rust. Het zou bijvoorbeeld ook kunnen dat ronde bedragen haast nooit voorkomen, zodat deze onkostendeclaraties juist interessant zijn om te bekijken. E.e.a. hangt allemaal af van de situatie.
Integrale waarneming
Onkostendeclaraties worden alleen ingediend door 3 buitendienstmedewerkers. Het gaat hier voor om diners of uitgaven die gedaan worden voor klantrelaties. In de praktijk is sprake van slechts 20 onkostendeclaraties per jaar.
In dit geval is het verstandiger om de gehele populatie te controleren. Enerzijds omdat dit effectiever is. Waarschijnlijk kost het aansluiten van 20 onkostendeclaraties met bonnen en facturen minder tijd dan het beoordelen en controleren van de procedure. Daarnaast heeft men de hoogste zekerheid als men de gehele populatie kan controleren.
Resumé
Er bestaan verschillende soorten selectietechnieken. Hierbij spreken we over een deelwaarneming. Bij voorkeur voeren we echter een integrale controle uit, waarbij we alles bekijken. Dit is echter niet in alle situaties efficiënt of mogelijk.
Als we derhalve een zinnig woord willen zeggen over een populatie kan een selectie gemaakt worden uit de populatie om uiteindelijk een oordeel te vormen over bepaalde eigenschappen van die populatie als geheel. Dit noemen we een deelwaarneming.
In dit artikel kwamen de statistische steekproef en kritische deelwaarneming aan de orde. Bij een statistische steekproef wordt de selectie wiskundig gemaakt en bij een kritische deelwaarneming vindt de selectie plaats op basis van vooraf gestelde criteria: omvang, risicogericht of organisatorisch of afdelings-/ resultaatverantwoordelijk gericht.
De wijze van selectie hangt echter geheel af van de situatie.
