Steekproef of deelwaarneming?

Inleiding

In de praktijk bestaat er veel verwarring over steekproeven. Als men een uitspraak wilt doen over een set van gegevens of bij een controle van een procedure wordt snel gezegd: doe maar even een steekproef. Daarnaast rijst dan ook meteen de vraag: hoe groot moet de steekproef dan zijn?

Echter is de hamvraag: Hebben we het hier wel over een steekproef? Als het dan geen steekproef is, wat is het dan wel? En tot slot welke alternatieven zijn er en in welke situatie past de juiste selectietechniek? In de dagelijkse praktijk van de accountancy en interne audit wellicht dagelijkse koek, maar voor andere professionals verwarrende stof.

Voor de leesbaarheid van dit artikel is gekozen voor een voorbeeld casus.

Als kwaliteitsmedewerker wil je graag de juistheid van de onkostendeclaraties controleren. Met juistheid wordt voor de eenvoud van de casus bedoeld: De onkostendeclaratie komt overeen met een achterliggende bon of factuur.

Voordat we nader ingaan op bovenstaande casuïstiek en verschillende selectietechnieken is het goed om stil te staan bij het feit dat het zuiverder is om te spreken over integrale waarnemingen en deelwaarnemingen.

Bij deelwaarnemingen wordt een selectie uit de populatie gecontroleerd om uiteindelijk een oordeel te vormen over bepaalde eigenschappen van die populatie als geheel. Bij een integrale waarneming worden juist alle elementen gecontroleerd. In sommige gevallen kan dit effectiever zijn. Bij deelwaarnemingen is er aanvullend onderscheid in deelwaarnemingen die gericht zijn op het toepassen van systeemgerichte controles waarbij de formele werking van de interne-controle maatregelen wordt getoetst, het toepassen van gegevensgerichte controles of een combinatie van beide ook wel dual purpose tests genoemd. Naast de steekproef zijn er ook andere vormen van deelwaarnemingen. De meest voorkomende voor accountants is de kritische deelwaarneming. In dit artikel zal derhalve vooral worden stil gestaan bij de steekproef en de kritische deelwaarneming.

Steekproef

Een steekproef is een methode van deelwaarneming. Een (statistische) steekproef is een selectie uit een totale populatie ten behoeve van een meting van bepaalde eigenschappen van die populatie. Dit betekent dat de selectie wiskundig tot stand komt om een zodanig een zinnige uitspraak te kunnen doen met een vooraf bepaalde zekerheid over de gehele populatie. Over het algemeen zal de omvang van de selectie groter zijn dan wanneer een kritische deelwaarneming of andere selectietechnieken gebruikt worden. Daarnaast moet men rekening houden dat aangetroffen fouten leiden tot een wiskundige schatting van de fouten met betrekking tot de gehele populatie. Je wilt immers met de uitkomsten van de steekproef een uitspraak doen over de gehele populatie.

Er is geen procedure of controle binnen de organisatie aanwezig rondom de (interne) controle van onkostendeclaraties. Er zijn derhalve geen personen of afdelingen binnen de organisatie die de onkostendeclaraties (zichtbaar) aansluiten met bonnen of facturen.

Als men in de casus een bepaalde mate van zekerheid wilt verkrijgen over de juistheid van de onkostendeclaraties, dan heeft men in dit geval geen procedure waar men op kan steunen. Om derhalve een zinnig woord te kunnen zeggen over de totale populatie zal men er voor kunnen kiezen om een selectie te maken aan de hand van een steekproef. Vervolgens kan van de selectie gecontroleerd worden of deze aansluiten met facturen of bonnen om een uitspraak te kunnen doen over de gehele populatie onkostendeclaraties.

Kritische deelwaarneming

Bij een kritische deelwaarneming selecteer je items die aan bepaalde criteria voldoen. Hierbij kan je denken aan verschillende onderstaande (niet limitatieve) criteria:

- Omvang van de gedeclareerde bedragen.

- Risicogericht (bijvoorbeeld opvallende/ afwijkende bedragen of buitenlandse declaraties).

- Organisatorisch of afdelings-/ resultaatverantwoordelijk gericht.

De uitkomsten van een kritische deelwaarnemingen kunnen mogelijk vertekend worden, omdat gericht wordt gecontroleerd (bijvoorbeeld bewust zoekende naar foute declaraties). Daarentegen kan een kritische deelwaarneming juist effectiever zijn wanneer het van belang is om te bekijken of hele specifieke fouten voorkomen. Ook als men een systeemgerichte controle uitvoert, dus kijkt naar de kwaliteit van een bepaalde procedure of interne controle zegt een juiste follow up van geconstateerde fouten vaak meer over de effectiviteit van de organisatie dan als er altijd gecontroleerd wordt en nooit fouten geconstateerd worden. In dit laatste geval kunnen we ons afvragen waarom we überhaupt controleren en of dit wel nodig is.

De medewerker salarisadministratie controleert alle declaraties zichtbaar integraal door deze aan te sluiten met achterliggende bonnen en facturen. Uit een systeemgerichte controle van deze interne beheersmaatregel is gebleken dat deze procedure in opzet, bestaan en werking effectief is.

Aangezien in de casus sprake is van een effectieve procedure die het risico op onjuiste onkostendeclaraties verlaagd zou het effectiever zijn om te volstaan met een kritische deelwaarneming. Afhankelijk van de omvang van de populatie en de mate van zekerheid (foutkans) kan men bepalen welke posten verwaarloosbaar zijn. Vervolgens kunnen individuele onkostendeclaraties groter dan een bepaald bedrag gecontroleerd worden. Daarnaast kan risico gericht gekeken worden naar bijvoorbeeld onkostendeclaraties van leidinggevenden of medewerkers waar minder toezicht op rust. Het zou bijvoorbeeld ook kunnen dat ronde bedragen haast nooit voorkomen, zodat deze onkostendeclaraties juist interessant zijn om te bekijken. E.e.a. hangt allemaal af van de situatie.

Integrale waarneming

Onkostendeclaraties worden alleen ingediend door 3 buitendienstmedewerkers. Het gaat hier voor om diners of uitgaven die gedaan worden voor klantrelaties. In de praktijk is sprake van slechts 20 onkostendeclaraties per jaar.

In dit geval is het verstandiger om de gehele populatie te controleren. Enerzijds omdat dit effectiever is. Waarschijnlijk kost het aansluiten van 20 onkostendeclaraties met bonnen en facturen minder tijd dan het beoordelen en controleren van de procedure. Daarnaast heeft men de hoogste zekerheid als men de gehele populatie kan controleren.

Resume

Er bestaan verschillende soorten selectietechnieken. Hierbij spreken we over een deelwaarneming. Bij voorkeur voeren we echter een integrale controle uit, waarbij we alles bekijken. Dit is echter niet in alle situaties efficiënt of mogelijk.

Als we derhalve een zinnig woord willen zeggen over een populatie kan een selectie gemaakt worden uit de populatie om uiteindelijk een oordeel te vormen over bepaalde eigenschappen van die populatie als geheel. Dit noemen we een deelwaarneming.

In dit artikel kwamen de statistische steekproef en kritische deelwaarneming aan de orde. Bij een statistische steekproef wordt de selectie wiskundig gemaakt en bij een kritische deelwaarneming vindt de selectie plaats op basis van vooraf gestelde criteria: omvang, risicogericht of organisatorisch of afdelings-/ resultaatverantwoordelijk gericht.

De wijze van selectie hangt echter geheel af van de situatie.


Deze publicatie is opgesteld voor klanten van MOOI Finance en geschreven op persoonlijke titel. Hoewel de uiterste zorg is besteed aan de inhoud van deze publicatie, aanvaardt MOOI Finance geen aansprakelijkheid voor onvolledigheid of onjuistheid, noch voor de gevolgen daarvan. Het bericht heeft niet de strekking van een advies in een concrete aangelegenheid, maar betreft het verschaffen van algemene informatie. Derden kunnen aan de inhoud ervan geen rechten of aanspraken jegens MOOI Finance ontlenen.

 

Kinderworkshop/ kinderfeestje

Per 1 januari 2016 zal Francine starten met het geven van kinderworkshops onder de noemer FoonK! Super leuk bij een (kinder)verjaardagsfeest of andere belangrijke momenten als er een feestje wordt gegeven. Daarnaast zijn er natuurlijk ook mogelijkheden om Francine in te zetten bij uw bedrijfsevenement/ promotie om een workshop te verzorgen voor de kids.

Francine is van origine vormgever en o.a. verbonden aan het Anton Pieck Museum in Hattem.

Voor meer info:
M 06 13 92 16 18 of Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft JavaScript nodig om het te kunnen zien.

 

 

 

 

 

BTW verplichting vergoeding leden Raad van Toezicht

Heeft u alles al geregeld?

In het verleden bestond er in Nederland een goedkeurend beleid waarin toezichthouders bij een vervulling van niet meer dan 4 commissariaten geen BTW hoefde af te dragen. Onder druk van de Europese Commissie is dit beleid per 1 juli 2012 jl. ingetrokken. In de huidige situatie kunnen de toezichthouders wèl gebruik maken van een overgangsregeling tot 1 januari 2013 a.s.

Hieronder is een vragenlijst opgenomen om je persoonlijke situatie als toezichthouder in kaart te brengen en acties in gang te stellen.

  1. Bent u als toezichthouder in totaal niet meer dan EUR 1.345 aan BTW verschuldigd? Indien dit het geval is, kan de toezichthouder de belastingdienst verzoeken ontheffing te verlenen op grond van de kleine ondernemingsregeling voor natuurlijke personen (KOR). Hierdoor is voornoemde ontwikkeling niet van toepassing.
  2. Is er sprake van een toezichthoudende functie in het verlengde van beroep/ bedrijf? De organisatie hoeft in dit geval geen loonbelasting / premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage ZVW in te houden/ af te dragen. Als organisatie is het wel raadzaam om in dit geval een Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) te vragen, waaruit blijkt dat de toezichthouder ondernemer is (VAR-wuo: winst uit onderneming of VAR-dga: werkzaamheden voor een vennootschap). Indien er geen sprake is van een functie uit het verlengde van beroep/ bedrijf zal de organisatie wel loonbelasting / premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage ZVW in moeten houden en afdragen. Het meest eenvoudigst is opname op de loonlijst. Een alternatief is dat de toezichthouder een factuur verzendt (incl. BTW). Het bedrag van de factuur excl. BTW is belast loon.
  3. Vervult u niet meer dan vier commissariaten? Tot 1 januari 2013 kunt u gebruik maken van de overgangsregeling. Vanaf 1 januari 2013 zal BTW afgedragen dienen te worden
  4. Wat te regelen per 1 januari 2013? De toezichthouder zal zich aan moeten melden als (BTW) ondernemer bij de belastingdienst. Vervolgens dient maandelijks een factuur uitgereikt te worden, hierin dienen de volgende gegevens vermeld te worden:
    • Dagtekening en factuurnummer;
    • Naam, adres en BTW identificatienummer van de toezichthouder en de zorginstelling;
    • Een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst;
    • De vergoeding;
    • Het bedrag van de omzetbelasting (let op: dit tarief bedraagt vanaf 1 oktober 2012 21%).

Periodiek zal de toezichthouder aangifte moeten doen. Overigens kan de toezichthouder de kosten en investeringen ter zake van de vervulling van de toezichthoudende functie in aftrek brengen.


Deze publicatie is opgesteld voor klanten van MOOI Finance. Hoewel de uiterste zorg is besteed aan de inhoud van deze publicatie, aanvaardt MOOI Finance geen aansprakelijkheid voor onvolledigheid of onjuistheid, noch voor de gevolgen daarvan. Het bericht heeft niet de strekking van een advies in een concrete aangelegenheid, maar betreft het verschaffen van algemene informatie. Derden kunnen aan de inhoud ervan geen rechten of aanspraken jegens MOOI Finance ontlenen.

 

 

 

BTW verhoging 1 oktober 2012

Bent u al klaar voor de BTW verhoging?

Algemeen

Ondanks het feit dat gezondheidszorginstellingen niet BTW belastingplichtig zijn is de BTW verhoging per 1 oktober 2012 wel relevant voor gezondheidszorginstellingen. In dit artikel worden enkele aandachtspunten onder de loep genomen. We beginnen met een checklist.

Checklist

· Is de impact bepaald van de kostenverhoging bij niet AWBZ gefinancierde substantiële activiteiten?

· Zijn tarieven verhoogt bij niet AWBZ gefinancierde substantiële activiteiten?

· Zijn risico’s bekeken van langlopende verlieslatende (door de kostenverhoging) inkoopcontracten?

· Wordt de kostenverhoging a.g.v. BTW verhoging meegenomen in de onderhandelingen met de zorgverzekeraar over compensatie en/ of productieafspraken?

· Zijn de gevolgen en het gebruik van de vrijstelling van nieuwbouwwoningen (afgesloten contracten vóór 28 april 2012) onderzocht?

· Zijn de gevolgen en het gebruik van de vrijstelling van nieuwbouwprojecten (afgesloten contracten vóór 1 oktober 2012) onderzocht?

· Zijn, indien van toepassing, business cases herzien en is de impact op lopende vastgoedprojecten bepaald? Indien de BTW niet kan worden verrekend kan de BTW verhoging namelijk leiden tot mogelijke triggers voor duurzame waardeverminderingen, indien bij de initiële business case hier niet rekening mee is gehouden.

· Is nagegaan of sprake is van lopende vastgoedprojecten zonder termijnen en zijn de mogelijkheden om contracten aanpassen onderzocht. Is daarnaast de optie bekeken om termijnen naar voren te schuiven (vóór 1 oktober)?

· Is nagegaan of de regeling inzake integratieheffing juist wordt toegepast?

· Is beoordeeld of lopende contracten (oplevering van werk in onroerende staat: bijv. onderhoudswerkzaamheden) aanwezig zijn en is onderzoek gedaan naar mogelijkheden om contracten aan te passen in termijnen (die vervallen voor 1 oktober 2012).

· Is de impact van de kostenverhoging bepaald op het lange termijn onderhoudsplan?

· Zijn medewerkers van de financiële administratie en budgethouders geïnstrueerd om extra kritisch te kijken naar de juiste toepassing van het BTW-tarief bij inkoopfacturen. Een extra hoog risico is aanwezig bij vastgoedfacturen en facturen die samenhangen met groot onderhoud en/ of een langlopend karakter hebben. Daarnaast is het van belang om extra kritisch te kijken naar inkoopfacturen van doorlopende diensten en facturatie die plaatsvindt middels voorschotten/ afrekeningen.

· Is nagegaan of sprake is van privé gebruik van diensten/ goederen van de onderneming en zijn de gevolgen hiervan onderzocht?

· Zijn afspraken gemaakt om BTW verhoging door te voeren in het financieel systeem en zijn de gevolgen in het financieel systeem onderzocht (i.o.m. softwareleverancier)?

 

Inkopen

Algemeen

Indien een instelling niet BTW plichtig is heeft ze ook geen recht om BTW te verrekenen over haar inkopen. Dit betekent dat BTW feitelijk kosten zijn voor deze instellingen. Het gevolg van de BTW verhoging is dat de kosten dus per oktober 2012 met 2% zullen stijgen. Stijgende kosten kunnen leiden tot verlieslatende activiteiten. Hierdoor is het van belang om business cases te herzien en te herrekenen en eventueel tarieven te verhogen (bijvoorbeeld servicekosten). Voor de primaire activiteiten (het leveren van zorg) is het van belang om met zorgverzekeraars afspraken te maken over compensatie of in ieder geval de geschetste ontwikkeling mee te nemen in de onderhandelingen over productieafspraken.

Nieuwbouwwoningen/ -projecten

De impact van de BTW verhoging kan groot zijn bij nieuwbouwprojecten, aangezien hier sprake is van forse uitgaven. Er is echter sprake van een overgangsregeling voor nieuwbouwwoningen die zijn gekocht vóór 28 april 2012 met een opleveringsdatum ná 30 september 2012. De overgangsregeling houdt in dat het 19%-tarief blijft gelden voor alle termijnen tot 1 oktober 2013.

Nieuwbouwprojecten

Vóór 1 oktober 2012 gesloten koop- en aannemingsovereenkomsten voor onroerende zaken die voor deze datum nog niet zijn (op)geleverd en waarbij de vergoeding wordt betaald in termijnen, geldt dat voor 1 oktober 2012 vervallen termijnen zijn belast met 19% en erna met 21%.

Interne levering onroerende zaak (integratieheffing)

Indien sprake is van een fictieve levering, bijvoorbeeld indien op bestaande grond (in eigendom) wordt gebouwd, dient BTW afgedragen te worden. Als de onroerende zaak wordt vervaardigd op grond van een overeenkomst gesloten voor 1 oktober 2012, geldt ter zake de interne levering het tarief van 19% voor:

· Termijnen die contractueel zijn vervallen voor 1 oktober 2012.

· De waarde van de grond, het eventueel daarop aanwezig casco en alle andere materialen die door de instelling beschikbaar zijn gesteld voor 1 oktober 2012 aan de aannemer.

Oplevering van werk in onroerende staat

Het gaat hier om werk aan onroerende zaken die niet leiden tot de (op)levering van een nieuwe onroerende zaak, bijvoorbeeld verbouwingen, schilderwerk of ander onderhoud. Indien sprake is van termijnen zijn termijnen die voor 1 oktober 2012 vervallen belast met het tarief van 19% en erna met 21%.

Doorlopende prestaties

Als de afrekening voor doorlopende prestaties betrekking heeft op een periode die eindigt na 30 september 2012 moet de afrekenperiode worden gesplitst. Voor het deel van de prestatie dat plaatsvindt vóór 1 oktober 2012 geldt het oude tarief van 19%. Voor het deel van de prestatie dat plaatsvindt ná 30 september 2012 geldt het nieuwe tarief van 21% Hierbij valt te denken aan het verlenen van licenties, abonnementen op leveringen van bijvoorbeeld gas, elektriciteit en water en telecommunicatiediensten.

Privégebruik

Indien van diensten/ goederen privé gebruik wordt gemaakt door de onderneming/ personeel is BTW verschuldigd over deze fictieve dienst. Voor auto’s van de zaak geldt een forfaitaire heffing van 2,7% van de catalogusprijs (incl. BTW/ BPM).

Verkopen

Belaste prestaties

Instellingen verrichten mogelijk enkele BTW belaste prestaties. Het BTW-tarief dient voor de facturatie in het financiële pakket te worden aangepast. Hiervoor dient extra aandacht te zijn voor doorlopende prestaties, zie hierboven of het werken met zogenaamde voorschotnota’s. Het is van belang om in overleg met de softwareleverancier te bepalen, hoe tarief omgezet kan worden c.q. wat de gevolgen zijn voor de financiële administratie (denk hierbij aan lopende in- en verkooporders die na 1 oktober afgehandeld worden, artikelbestanden, update inkoop en verkoopdocumenten (tekstueel), koppelingen modules (bijv. kassa’s) etc.


Deze publicatie is opgesteld voor klanten van MOOI Finance. Hoewel de uiterste zorg is besteed aan de inhoud van deze publicatie, aanvaardt MOOI Finance geen aansprakelijkheid voor onvolledigheid of onjuistheid, noch voor de gevolgen daarvan. Het bericht heeft niet de strekking van een advies in een concrete aangelegenheid, maar betreft het verschaffen van algemene informatie. Derden kunnen aan de inhoud ervan geen rechten of aanspraken jegens MOOI Finance ontlenen.

 

 

Eisen digitale inkoopfacturen

Waarborgen om (hardcopy) inkoopfacturen te vernietigen

Inleiding

Bij de verwerking van inkoopfacturen maken veel gezondheidszorginstellingen gebruik van scansoftware en een zogenaamde workflow managementsysteem (WFM systemen). Met behulp van een WFM systeem worden de inkoopfacturen digitaal verzonden naar de budgethouder. Na accordering kan de inkoopfactuur geboekt worden in het financieel systeem en klaargezet worden voor betaling.

Ondanks het feit dat de inkoopfacturen digitaal beschikbaar zijn voor de organisatie, bewaren instellingen in veel gevallen ook de originele inkoopfacturen. Dit is onnodig. Het bewaren van deze facturen brengt onnodige handelingen met zich mee en neemt onnodig (archief)ruimte in beslag.

In deze publicatie wordt ingegaan op de aandachtspunten om de vernietiging van inkoopfacturen te realiseren. De wetgever stelt namelijk wel enkele eisen. Om aan deze eisen te voldoen, dienen waarborgen in de organisatie aanwezig te zijn.

Wet- en regelgeving - wettelijke eisen (digitale) facturen

In februari 2009 heeft (toenmalig) Staatssecretaris van financiën, De Jager, besloten om alle extra eisen voor de elektronische factuur af te schaffen (CPP2009)/ 263M, Stcrt. Nr. 32). Door dit besluit worden elektronische en papieren facturen op dezelfde manier behandeld.

De wettelijke eisen voor facturen zijn het volgende:

  1. Op de factuur moeten de wettelijk verplichte gegevens staan.
  2. Aantoonbaar dat de factuur door de afzender is verstuurd en niet is veranderd.
    Het is van belang dat bewezen kan worden dat de factuur werkelijk door de afzender is gestuurd (de factuur is authentiek) en niet is veranderd (de factuur is integer). Naast technische maatregelen is het ook mogelijk om middels documenten (opdrachtbevestiging, order, contract, pakbon) de authenticiteit/ integriteit van de inkoopfactuur aan te tonen.
  3. De Belastingdienst moet de factuur kunnen controleren.
    Net als bij papieren facturen moeten de digitale facturen overhandigd kunnen worden als een inspecteur daar bij een controle om vraagt. Facturen worden 7 jaar bewaard en facturen met betrekking tot onroerende zaken 10 jaar.

Beheersmaatregelen in de organisatie

Om te voldoen aan de eisen die de wetgever stelt is het van belang dat de organisatie mogelijke risico’s in kaart brengt en aan de hand van het scanproces beheersmaatregelen analyseert en eventueel aanvullende beheersmaatregelen ontwerpt en implementeert om deze risico’s te mitigeren. Hieronder staan enkele aandachtspunten vermeld. MOOI Finance kan ondersteuning bieden bij het opstellen en implementeren van een risicomatrix. Een dergelijke risicomatrix kan organisaties helpen om het scanproces te analyseren en om mogelijke aanvullende beheersmaatregelen te ontwerpen en te implementeren.

Wettelijk verplichte gegevens

De wetgever verplicht dat op de factuur de wettelijk verplichte gegevens staan. Dit is echter een eis voor de partij, die de factuur verzendt. Bij de behandeling van inkoopfacturen is het wel raadzaam om te beoordelen of de verplichte gegevens vermeld staan (KvK, BTW nummer, contactgegevens etc). Indien niet aan de wettelijke eisen wordt voldaan is het verstandig om de crediteur hiervan op de hoogte te stellen.

Authenticiteit/ integriteit van inkoopfacturen

Om de authenticiteit/ integriteit van inkoopfacturen te kunnen waarborgen is het van belang dat het scanproces nader onder de loep wordt genomen. Met name mogelijkheden tot het wijzigen van inkoopfacturen en toegankelijkheid tot de scanapplicaties/ database vormen mogelijke bedreigingen voor deze eis van de wetgever. Daarnaast is het van belang dat de audit trail tussen het financieel pakket, de digitale factuur en de achterliggende bewijsstukken (dagafschriften, offertes, order, opdrachtbevestiging, contracten, pakbon, correspondentie) duidelijk aanwezig is.

Beschikbaarheid inkoopfacturen

Aangezien de wetgever een bewaartermijn heeft ingesteld is het van belang dat de organisatie maatregelen neemt, om gegevensverlies te voorkomen. Van belang zijn hierbij adequate back up & recovery procedures. Daarnaast dient gewaarborgd te worden dat inkoopfacturen juist (duidelijk zichtbaar, geen ontbrekende of scheve/ onleesbare pagina’s) en volledig worden ingescand. Schenk hierbij bijvoorbeeld aandacht aan hoe wordt omgegaan met dubbelzijdige facturen, facturen die bestaan uit meerdere pagina’s en facturen met eventuele bijlagen. Daarnaast is het belangrijk om na te gaan hoe wordt omgegaan met overige mogelijkheden van factuur ontvangst, zoals facturen die via email worden ontvangen of die in een portal worden klaargezet. Het uitprinten en vervolgens scannen van deze facturen is niet de bedoeling, aangezien hierdoor sprake is van een conversie en mogelijk verlies van echtheidskenmerken. De termijnen gaan overigens in, vanaf het moment dat een laatste toevoeging is gedaan op de factuur (bijv. aantekeningen/ blokstempel, ontvangstdatum etc.).

Stappenplan

 

1) Onderzoeken mogelijkheid/ doelstelling vernietiging inkoopfacturen

Het is in eerste instantie van belang dat intern de noodzaak en de voordelen van de vernietiging van inkoopfacturen worden onderzocht. Hierbij is het tevens van belang om de relatie met mogelijk andere activiteiten te bekijken. Papieren facturen kunnen namelijk gebruikt worden bij andere activiteiten (bijvoorbeeld bij het betaalproces o.i.d.). Daarnaast is het van belang te onderkennen dat door de vernietiging de inkoopfacturen louter elektronisch beschikbaar zijn. Enkele werknemers zullen echter de voorkeur geven om te werken met een papieren inkoopfactuur. Dit kan derhalve tot weerstand leiden in de organisatie. Goedkeuring vanuit het management van de organisatie is ook een voorwaarde.

 

2) Inventariseren activiteiten/ risico’s/ beheersmaatregelen scanproces

Om mogelijke risico’s te onderzoeken is het van belang dat in eerste instantie de activiteiten van het scanproces worden beschreven. Vervolgens kunnen risico’s worden geïdentificeerd (bestaan uit operationele en financiële risico’s en risico’s t.a.v. het niet voldoen aan de eisen van de wetgever). Om deze risico’s te kunnen mitigeren is het van belang dat de beheersmaatregelen worden geïnventariseerd. Bij leemten is het noodzaak om  beheersmaatregelen te ontwerpen en te implementeren. Middels interviews met betrokken medewerkers, kennisnemen van procesbeschrijvingen en werkinstructies en het verrichten van een lijncontrole (in kaart brengen van één gehele transactie) wordt inzicht verkregen in de opzet en het bestaan van het proces en beheersmaatregelen.

 

3) Interne controle

Om te kunnen waarborgen dat beheersmaatregelen daadwerkelijk effectief werken, is het van belang om intern het proces te testen. Hiervoor is het van belang om onderscheid te maken tussen IT-gerelateerde beheersmaatregelen en handmatige beheersmaatregelen.

 

4) Afstemming met de fiscus

Het is niet verplicht om goedkeuring te vragen van de fiscus om de vernietiging van inkoopfacturen te implementeren. Het is echter wel aan te raden om overleg te plegen en transparant hierin te zijn. De EDP auditors (IT accountants) van de fiscus kunnen advies geven over het proces en eventueel beheersmaatregelen controleren.

 

5) Implementatie

Na het succesvol doorlopen van voorgaande stappen kan daadwerkelijk worden overgegaan tot het vernietigingen van inkoopfacturen, nadat het scannen heeft plaatsgevonden.

 

6) Evaluatie

Het is raadzaam om periodiek het scanproces te evalueren.

 

Conclusie

 

De wetgever stelt eisen aan het gebruik van elektronische inkoopfacturen. Er zijn echter geen verschillen tussen de eisen die de wetgever stelt aan elektronische of papieren inkoopfacturen. Veel organisaties digitaliseren inkoopfacturen ten behoeve van de routing van facturen naar budgethouders. In veel van deze gevallen worden de papieren inkoopfacturen bewaard. Dit brengt echter onnodige handeling en onnodig gebruik van (archief)ruimte met zich mee. In dit geval is het goed om te overwegen of het vernietigen van papieren inkoopfacturen een optie is. Het is echter van belang om hierbij de eisen van de wetgever in acht te houden en het scanproces te onderzoeken op mogelijke risico’s en bijhorende beheersmaatregelen. In het artikel zijn stappen geformuleerd die doorlopen dienen te worden. Voor ondersteuning en/of uitwerking van een plan van aanpak kan MOOI Finance ondersteunen. Daarnaast beschikt MOOI Finance over templates om een zogenaamde risicomatrix te ontwerpen.

 


Deze publicatie is opgesteld voor klanten van MOOI Finance. Hoewel de uiterste zorg is besteed aan de inhoud van deze publicatie, aanvaardt MOOI Finance geen aansprakelijkheid voor onvolledigheid of onjuistheid, noch voor de gevolgen daarvan. Het bericht heeft niet de strekking van een advies in een concrete aangelegenheid, maar betreft het verschaffen van algemene informatie. Derden kunnen aan de inhoud ervan geen rechten of aanspraken jegens MOOI Finance ontlenen.